L’organisation d’un séminaire n’est pas une mince affaire. Mais il en va de l’image de l’entreprise de le réaliser correctement et dans le sens le plus professionnel possible, pour obtenir en retour des remarques très positives de la part de ceux qui y ont assisté. Voici donc quelques conseils utiles à savoir pour bien organiser ce type d’évènement.
Définir le thème du séminaire au préalable
Le thème du séminaire est certainement la première étape à considérer. Ce thème permet de déterminer plusieurs points essentiels dans la réalisation du séminaire, comme le type de séminaire à réaliser, le type de salle adapté pour l’évènement, les participants pouvant être concernés par ce thème, et la stratégie de communication et marketing à mettre en œuvre pour attirer l’attention du public. Si vous envisagez d’organiser un séminaire dans le Nord, sachez qu’à Lille, vous pourrez avoir plus de répercussions en offrant à votre séminaire la possibilité de se produire au sein d’un endroit stratégique et favorable pour les échanges et la communication au sein de la métropole lilloise. En effet, Lille Grand Palais est un interlocuteur de référence partout dans le Nord, et surtout sur le territoire lillois. Ses ressources et son savoir-faire dans ce domaine vous permettront de faire de votre séminaire un succès.
Trouver un lieu adapté au type d’évènement prévu
Le choix du lieu pour l’évènement est une étape incontournable dans l’organisation d’un séminaire. Ce choix dépend de nombreux facteurs comme le nombre de participants, mais aussi les activités prévues pendant le séminaire, ou le besoin d’espace supplémentaire pour une exposition, si des gens comme des politiciens, des invités d’honneur, ou des VIP seront présents. Pour ces évènements de grande taille, il est surtout recommandé de choisir des espaces de grande taille comme un auditorium. En revanche, les séminaires avec un nombre de participants moins conséquent peuvent être organisés dans des espaces modulables ou des salles de commission comme celles proposées à Lille Grand Palais. En effet, le complexe dispose de 4 auditoriums de différentes tailles, et de 28 salles de commission pouvant être configurées de plusieurs façons. Et ce, en bénéficiant d’un emplacement stratégique au sein de la métropole lilloise.
Faire la promotion de l’évènement pour atteindre le public cible
La promotion du séminaire est aussi un processus qui doit être mis en place pour faire parvenir les invitations aux conviés pour l’évènement. Bien que cela soit plus simple pour une entreprise qui souhaite s’adresser spécialement à son personnel, faire parvenir le message au grand public peut être beaucoup plus compliqué. Très souvent, le recours à des moyens de communication tels que les médias, les blogs et les réseaux demande plus de ressources et d’investissement, mais aussi de temps. C’est pour cette raison que, pour accompagner les organisateurs, Lille Grand Palais propose aussi son service d’accompagnement dédié, pour mettre à la disposition de ces derniers tous les services supplémentaires dont ils auront besoin avec la location d’une salle de séminaire dans ce complexe. On peut parler des services d’installation générale, mais aussi d’accueil, de communication, d’audiovisuel, ou de restauration.
